Molto spesso quando si entra a far parte di un progetto e ci si occupa di comunicazione, marketing e social media arrivano dei momenti cui, sempre molto spesso, non ci si può sottrarre: gli eventi e la loro gestione e comunicazione live sui social media. In questo articolo parleremo di tutto quello che succede prima, durante e dopo con una serie di consigli e spunti per gestire i più comuni imprevisti del settore. Concedendo infine un po’ di respiro con l’aggiunta di un simpatico Live Social Starter Pack per affrontare situazioni come queste.
Le tre fasi
In realtà più strutturate, se si è fortunati, capiterà di gestire solamente le attività del proprio campo d’azione (comunicati stampa, newsletter, public relation, social media e quant’altro di inerente alla sfera). Ma se la realtà nella vita non fosse questa, spesso la persona in capo alla quale è la gestione del progetto di comunicazione si ritroverà a dover gestire l’intero flusso di operazioni e attività.
Qui entra in gioco il mood "Don’t panic!" seguito dalla guida pratica longseller dal titolo: "Andrà tutto bene. Gestire gli eventi e i loro imprevisti". Ecco quindi di cosa parleremo in questo articolo, ovvero di come far andar tutto liscio e per il meglio.
Partiamo dall’inizio, suddividendo l’arco temporale in tre fasi: prima, durante e post evento, di qualunque campo o settore si tratti, perché sono "regole" utili e sempre valide che divideremo più comodamente in una serie di elenchi puntati, o meglio chiamate, to do list.
Pre-evento
Con pre-evento intendiamo l’arco temporale, più o meno prolungato, in cui si attende il giorno dell’evento (da qui in avanti Giorno X) e in cui si preparano i materiali giusti (concordati in piano editoriale e di marketing) per comunicare la data.
I canali da utilizzare in questa fase della comunicazione sono tutti quelli di cui siete in possesso e in tutte le loro forme: Facebook, Twitter, Instagram, instagram stories, Linkedin.
Ecco cosa non dimenticarsi di fare:
- monitoraggio dei profili degli ospiti: una buona pratica è sapere esattamente, con anticipo, quali saranno gli ospiti dell’evento e annotarsi i corretti profili social da taggare poi nel momento live (e anche in questa fase di anticipazioni). In più, fare un controllo sui loro profili se hanno condiviso qualche tipo di informazione, annunciando la data o l’evento dai loro canali social ai rispettivi followers
- monitoraggio hashtag: come per il primo punto, se per l’evento è stato creato un hashtag particolare che sarà poi usato durante tutto lo svolgimento, è proprio questo il momento giusto per lanciarlo in pasto alle fanbase, comunicarlo e far sì che venga utilizzato e condiviso
- teasing: ovvero l’arte di creare aspettativa e coinvolgimento in un tempo utile prima del Giorno X. Si potrebbe creare una sorta di countdown dei giorni che mancano all’evento; oppure dedicare un post in un giorno particolare della settimana e del calendario editoriale per annunciare novità, ospiti, programma e dare informazioni utili.
Il giorno dell’evento
Il Giorno X è arrivato e l’evento parte già da prima l’effettivo orario di inizio indicato su banner, siti, locandine e poster. Un’altra breve lista di cose da fare prima, durante e dopo lo svolgimento della manifestazione. In questa fase il consiglio che mi sento di dare, soprattutto se dovete occuparvi da soli della comunicazione su più canali social contemporaneamente, è di dare la priorità a quelli più rapidi e di veloce fruizione. Quindi:
- Twitter i cui contenuti tendono a scomparire molto più velocemente, essendo un flusso continuo di informazioni. E su Twitter condivideremo contenuti da questo momento fino alla fine dell’evento.
- Instagram stories: sicuramente il modo migliore e più comodo per seguire live un evento con la possibilità di ricondividere (come su Twitter grazie alle menzioni) i contenuti creati da altri utenti presenti in loco. Sarà capitato a tutti di non poter andare a una particolare serata o manifestazione e di poterla comunque seguire grazie al live delle stories.
- Live su Facebook e Instagram (opzione praticabile se non siete da soli sul campo oppure se disponete di più dispositivi con cui gestire le comunicazioni): queste sono funzionalità sempre gradite e apprezzate da fan e followers e permettono di aumentare di un po’ l’engagement anche dei post e delle stories pubblicate sul profilo.
Pre-live
Fotografie: iniziare a fare delle fotografie utili sia per annunciare la quasi diretta sia da tenere in archivio per il post-evento: location, backstage, brevi interviste e foto ai singoli ospiti, scaletta in programma.Cosa fondamentale: farsi tutte le domande del caso prima di accorgersi, una volta iniziato il live, di essere a corto di qualcosa o che, peggio, qualcosa manchi e non possa essere recuperata. Check list di:
- profili social ospiti
- connessione internet o wi-fi se disponibile
- telefono e altri dispositivi carichi
- conferma della scaletta da parte dell’organizzazione
Condivisione su: Twitter, Instagram stories
Diretta/ Live
Da fare: Senza impazzire e mantenendo la calma oltre alla scaletta del programma sott’occhio o ben fissata nella testa, arrivati al live dell’evento, l’obiettivo è quello di condividere tutti i momenti, dando visibilità tanto ai temi quanto agli ospiti o eventuali interventi speciali. Dall’inizio quindi con le presentazioni, fino alla fine con i ringraziamenti.Nel frattempo: grazie al dono della moltiplicazione di occhi e orecchie, potrete condividere tutti i contenuti creati dagli utenti in rete e dal pubblico presente, i cosiddetti UGC (User Generated Content), linfa vitale per la vostra reputazione social.Condivisione su: Facebook e Instagram Live, Twitter (almeno 1 post per ospite), Instagram stories (almeno 1 per ospite/intervento magari alternando foto e serie di video)Consiglio: per gli altri social, come Facebook e Linkedin, è inutile continuare a condividere contenuti in ogni momento. Se l’evento ha una pausa tra mattina e pomeriggio o pomeriggio e sera, ecco qualche consiglio:
- fare un post iniziale, di apertura/inaugurazione inizio dell’evento
- fare un post a metà tra i due momenti dell’evento, mostrando le foto di ospiti/interventi e anticipando quello che accadrà nella seconda parte
Post-live
Questo non è ancora il momento per rilassarsi e metter il cellulare in tasca. Il post-live è un arco temporale ancora caldo per i vostri fan e quindi non dovranno mancare dei contenuti di conclusioni e ringraziamento rivolti ai partecipanti, agli ospiti, all’organizzazione e (se fosse un evento ricorrente) per invitare il pubblico alla prossima edizione, data o incontro.
Dopo l’evento
È passato solo un giorno, solo 24 ore (quando va bene, di solito sono anche meno) dalla fine dell’evento e vi sembrava già una settimana.
La sensazione di rilassamento di nervi, muscoli e testa alla fine di un live social dove tutto è andato per il verso giusto è impagabile. Anche se la reale sensazione sarà quella di aver corso una maratona o fatto una spartan race.
Tolti quindi gli ultimi rimasugli di fango e rimessa la testa su smartphone, tablet o computer è giunto il momento di sistemare le cose. Ecco un’ultima (forse) lista di cose da fare dopo l’evento:
- pianificare un post con carosello/album delle foto più significative dell’evento, raccontando a posteriori tutti i momenti salienti, gli ospiti (senza dimenticare i relativi tag) e anticipando quello che verrà o, semplicemente, condividendo i risultati ottenuti
- sistemare le fotografie, in rigoroso ordine, all’interno di una cartella. Perché sì, prima o poi vi serviranno di nuovo o serviranno sicuramente a qualcun altro che ve le chiederà.
- monitorare, scaricare e sistemare in un file ordinato gli insights dei canali social sulla giornata dell’evento. In particolare per quanto riguarda Instagram: questo lavoro non potrete più farlo dopo una settimana quindi è bene segnare la crescita dei follower dopo l’evento e tutti i numeri di engagement di post, stories e live streaming.
Live social starter pack
Ecco, e lo prometto, l’ultima lista. Forse però è la più importante perché è fatta di tante piccole cose cui normalmente non diamo troppo peso ma che sicuramente, nel momento del bisogno, saranno loro a salvarci:
- caricabatterie e power bank (al plurale e già cariche, ovviamente)
- scheda di memoria esterna per cellulari ma anche e soprattutto per macchine fotografiche o videocamere (quella per i cervelli ancora non le hanno inventate per archiviare in ordine tutto ma dalle ultime ricerche ci sta lavorando qualche team di scienziati stanziati in Anatartide)
- stretching per tutti gli arti del corpo. Sì, ci saranno momenti in cui vi sentirete come Bonatti sul K2 e in cui la vostra vita, seppur gloriosa in quell’istante, potrebbe però essere in serio pericolo. Quindi la soluzione è molto semplice: flessibilità (non solamente mentale) e vestirsi con abiti comodi che non vuol dire presentarsi in tuta e scarpe ginniche (a meno che non sia l’inaugurazione di una palestra) ma, mantenendo un abbigliamento consono all’ambiente, escludere dei tacchi 12 o un completo molto stretto da indossare per tutto quel tempo.
- computer portatile (potrebbe servire per qualsiasi tipo di emergenza, per esempio se dovete gestire delle slide e trovate un refuso all’ultimo minuto)
- un blocchetto di carta e una penna, non tanto per un sentir nostalgico ma perché è bene averli sempre con sé (mettete che volete farvi fare una dedica o un autografo? Ok, questa era un’evenienza pop)
- occhi, orecchie e cervello ben connessi tra loro. Sarà superfluo scriverlo? Io credo di no.
Buona fortuna e in bocca al lupo!
NdR. L’articolo è stato scritto in un periodo lontano da live social per evitare ritorsioni di qualunque tipo. Nessun social media manager è stato maltrattato (esclusi gli smartphone e i computer) per la narrazione e scrittura di questo articolo.
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